Tinggalkan komentar

Mari Menghemat Kertas Kerja

Pada masa sekarang ini, hampir setiap kantor telah memiliki komputer atau perangkat lain yang sebenarnya mampu menjadikan penggunaan kertas di tempat kerja menjadi seminimum mungkin. Namun, minimnya upaya untuk mengajak penghematan kertas kerja, kekurangpedulian karyawan yang bekerja, dan lainnya, menjadikan penggunaan kertas kerja masih sangat dominan.

Upaya untuk melakukan efisiensi kertas di tempat kerja secara menyeluruh bukan pekerjaan yang dapat dilakukan oleh individu ataupun departemen tertentu, namun harus dilakukan oleh seluruh personel yang bekerja di dalam organisasi atau perusahaan. Untuk itu awalnya perlu dibentuk suatu team yang berasal dari tiap departemen dan berfokus untuk melakukan efisiensi kertas kerja.

Oleh karena itu, langkah-langkah yang tepat harus dirancang dan dilaksanakan dengan baik mengingat hasilnya nanti tidak hanya dapat menghemat banyak waktu dan biaya, namun juga meningkatkan keamanan dokumentasi serta  kepuasan pelanggan. 

Tahapan dalam upaya pengurangan penggunaan kertas diantaranya :

  • Membentuk Team Paperless

Bentuklah team lintas departemen – anggotanya terdiri dari masing-masing departemen. Team ini berfokus dalam upaya pengurangan penggunaan kertas kerja di perusahaan. Dapatkan dukungan dari tingkat manajemen. Buat daftar sukarelawan dari tiap area kerja untuk membantu dalam pelaksanaan cara-cara baru, dorong partisipasi karyawan serta buat laporan ke manajemen.

  • Mengidentifikasi Keuntungan

Identifikasi secara spesifik setiap keuntungan yang mungkin didapat dengan melaksanakan pengurangan penggunaan kertas kerja, diantaranya mengurangi sampah kertas, efisiensi tempat penyimpanan, efisiensi biaya, penampakan kantor yang lebih ‘hijau’, serta pengingkatan kepuasan kerja karyawan dan pelanggan.

  • Mengumpulkan Informasi

Dokumentasikan berapa banyak kertas kerja yang digunakan secara tahunan untuk berbagai keperluan (misal : mengeprint, mengcopy, surat jalan, iklan, dsb). Data pula seluruh biaya yang berhubungan dengan kertas kerja yang dapat dihemat nantinya.

  • Menentukan Tujuan dan Langkah Perbaikan

Tentukan tujuan secara jelas dan terukur. Buatlah visi tujuan jangka panjang hingga menolkan penggunaan kertas kerja. Selanjutnya tentukan langkah-langkah perbaikan, diantaranya : menggunakan kertas bekas, memanfaatkan teknologi digital, merubah margin dokumen, dan sebagainya.

  • Mempromosikan Tujuan dan Mendidik User

Berikan pengetahuan kepada para karyawan mengenai tujuan pengurangan penggunaan kertas kerja dengan tampilan presentasi yang menarik dan mudah dimengerti, serta berikan pula informasi kepada para karyawan mengenai cara-cara baru dalam implementasi efisiensi kertas kerja.

  • Melaksanakan Perbaikan

Implementasikan tindakan perbaikan yang telah ditentukan team.

  • Menjaga Momentum

Laksanakan meeting secara berkala dan buat laporan mengenai kemajuan yang telah dicapai oleh tiap-tiap departemen. Terimalah respon balik dari karyawan. Lebih jauh, berikan penghargaan kepada departemen yang melaksakan efisiensi dengan pencapaian paling signifikan.

(khemal)  

Sumber :

http://www.globalstewards.org/paperless-office.htm#.T-rH-xc9UUM

https://indonesiamengajar.org/kabar-terbaru/hemat-kertas-di-kantor-yuuk-d

http://greenlifestyle.or.id/tips/detail/14/

http://www.p-wec.org/id/go-green/hemat-kertas-itu-berarti-hemat-biaya-dan-peduli-hutan 

http://forum.kompas.com/green-global-warming/70064-gerakan-menghemat-kertas-di-tempat-kerja.html

 

Sumber Gambar :

http://www.entrepreneursolo.com/wp-content/uploads/2011/01/Paperless-Office.jpg

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: